Dateien löschen / Löschpflicht

Wichtiger Hinweis zur Datenaufbewahrung und -löschung

Bitte beachten Sie:
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind Tachographen- und Fahrerkartendateien (DDD-Dateien) zu löschen. Die Verantwortung für das fristgerechte Löschen dieser Dateien liegt bei Ihnen.

Sie haben die Möglichkeit, in den Einstellungen eine automatisierte Löschung entsprechend der geltenden Fristen zu aktivieren.

Gesetzliche Vorgaben

Grundsätzlich müssen DDD-Dateien nach 12 Monaten gelöscht werden. Es gibt jedoch Ausnahmen, zum Beispiel für Dateien, die für die Lohnbuchhaltung oder steuerrechtliche Zwecke benötigt werden. Bitte klären Sie Ihre individuellen Aufbewahrungspflichten mit Ihrem Steuerberater oder einem anderen fachkundigen Ansprechpartner.

Automatische Festlegung von Standardwerten

Falls innerhalb von 3 Monaten nach der Registrierung keine individuellen Einstellungen vorgenommen werden, werden automatisch folgende Standardwerte gesetzt:

• 15 Monate für aktuelle Dateien

• 7 Tage für veraltete Dateien (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Erinnerung für Administratoren

Der erste Benutzer (Admin) eines Unternehmens sieht einen Hinweis in der Anwendung, bis die relevanten Löschfristen in den Einstellungen festgelegt wurden.

Sobald die beiden folgenden Werte eingetragen wurden, verschwindet der Hinweis automatisch und die automatische Löschung wird entsprechend aktiviert:

• „Dateien automatisch löschen nach: x Monate“
  (Mindestwert: 12 Monate)

• „Alte Dateien automatisch löschen nach: x Tage“

Weitere Hinweise

• Dateien, die als Nachweis für Lenk- und Ruhezeiten dienen, müssen in der Regel nach 12 Monaten gelöscht werden.

• Falls Sie die Dateien jedoch auch für Arbeitszeitnachweise, buchhalterische oder steuerliche Zwecke benötigen, können längere Aufbewahrungsfristen gelten.
  → Klären Sie Ihre Pflicht zur Datenaufbewahrung vor dem Löschen unbedingt mit einem Verantwortlichen oder Steuerberater.

• Sie haben jederzeit die Möglichkeit, DDD-Dateien zu exportieren und anderweitig zu sichern.

• Das Feld „Alte Dateien automatisch löschen nach: x Tage“ bezieht sich auf Daten, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist – z. B. solche, die nachträglich zu Auswertungszwecken hochgeladen wurden.