Spesenberechnung in Tachomotive - Allgemeines

Tachomotive berechnet Spesen automatisch auf Basis der Abwesenheitszeit eines Fahrers. Dabei wird ermittelt, wie lange sich der Fahrer zwischen zwei Ruhezeiten im Einsatz befindet. Auf Grundlage dieser Zeitspanne wird der entsprechende Spesenbetrag berechnet.

Typischerweise gelten dabei folgende Werte (Stand Oktober 2025):

• 14 € Spesen bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

• 28 € Spesen bei einer ganztägigen Abwesenheit (24 Stunden)

Die genaue Berechnung erfolgt automatisch anhand der Daten der Fahrerkarte und der aufgezeichneten Aktivitäten.

Wie erkennt Tachomotive den Beginn und das Ende der Abwesenheit?

Standardmäßig basiert die Berechnung nicht auf einem festen geografischen Hauptstandort, sondern auf den Aktivitäten im Tachographen.

Beginn der Abwesenheit

Der Beginn der Abwesenheit wird definiert als:

Die erste Aktivität nach einer Ruhezeit

Das bedeutet: Sobald der Fahrer nach einer Ruhephase wieder eine Aktivität startet (z. B. Fahrt, Arbeit), beginnt die Abwesenheitszeit.

Ende der Abwesenheit

Das Ende der Abwesenheit wird definiert als:

Die letzte Aktivität vor einer neuen Ruhezeit

Sobald der Fahrer wieder eine Ruhezeit beginnt, endet die berechnete Abwesenheitsperiode.

Diese Einstellung ist die Standardeinstellung im System.

Anpassung der Berechnung

Die Berechnungslogik kann bei Bedarf sehr flexibel angepasst werden.

Die Einstellungen finden Sie unter:

Berichte → Fahrerberichte → Spesenbericht → Einstellungen Spesen-Typen

Dort können beispielsweise angepasst werden:

• Wie der Beginn der Abwesenheit bestimmt wird

• Wie das Ende der Abwesenheit bestimmt wird

• Toleranzzeiten für die Berechnung usw.

Diese Optionen ermöglichen eine Anpassung an betriebliche Anforderungen.

Berechnung bei 24 Stunden Abwesenheit

Wenn eine Abwesenheit von 24 Stunden festgestellt wird, prüft Tachomotive zusätzlich den Status der Fahrerkarte.

Das System überprüft:

War die Fahrerkarte 24 Stunden im Tachographen gesteckt?

Dabei wird eine eventuell konfigurierte Toleranzzeit berücksichtigt (einstellbar in den Spesen-Typ Einstellungen).

Wichtig für Fahrer

Damit die Berechnung korrekt funktioniert, sollten Fahrer folgende Regeln beachten:

Bei Übernachtung unterwegs

• Fahrerkarte im Tachographen stecken lassen

Bei Übernachtung zu Hause

• Fahrerkarte aus dem Tachographen entnehmen

Diese Vorgehensweise ist Voraussetzung, die tatsächliche Abwesenheit korrekt zu erkennen.

Kontrolle und manuelle Anpassung

Nach der automatischen Berechnung können die Spesen weiterhin überprüft werden.

Administratoren oder Disponenten haben die Möglichkeit:

• die berechneten Spesen zu kontrollieren

• Werte bei Bedarf manuell anzupassen oder zu überschreiben

Dies ist besonders hilfreich, wenn betriebliche Besonderheiten oder individuelle Situationen berücksichtigt werden müssen.